VẤN ĐỀ XÁC ĐỊNH ĐỊA CHỈ BỊ ĐƠN VÀ VIỆC GỬI VĂN BẢN TỐ TỤNG TRONG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI

1.Nội dung vụ việc có liên quan 

Trong quá trình giải quyết tranh chấp, vấn đề xác định địa chỉ của Bị đơn và việc gửi văn bản tố tụng luôn giữ vai trò quan trọng. Nếu việc gửi không được thực hiện đúng quy định, phán quyết có thể bị hủy hoặc không công nhận, làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của Nguyên đơn.

Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015 quy định khá chặt chẽ về vấn đề này. Theo quy định của tố tụng Tòa án, khi khởi kiện, Nguyên đơn bắt buộc phải ghi rõ và chính xác địa chỉ cư trú của Bị đơn. Địa chỉ này phải là nơi ở hợp pháp mà người bị kiện, hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đang thường trú, tạm trú hay sinh sống theo Luật Cư trú. Đồng thời, Nguyên đơn còn phải cung cấp chứng cứ chứng minh đó thực sự là nơi ở của Bị đơn (Điều 177, Điều 178 BLTTDS 2015; khoản 1 Điều 5 Nghị quyết 04/2017/NQ-HĐTP). Nếu gặp trường hợp Bị đơn chống đối, không hợp tác, cố tình né tránh việc ra Tòa, hoặc cơ quan công an, ủy ban nhân dân xã, phường… gặp khó khăn trong việc xác minh, xác nhận nơi cư trú, thì vụ việc rất dễ rơi vào nguy cơ bị Tòa án trả lại đơn khởi kiện (điểm e khoản 1 Điều 92 BLTTDS 2015) hoặc bị đình chỉ giải quyết (điểm h khoản 1 Điều 217 BLTTDS 2015; điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị quyết 04/2017/NQ-HĐTP).

Ngược lại, trong tố tụng trọng tài, Luật Trọng tài thương mại năm 2010 lại quy định cơ chế linh hoạt hơn trong việc gửi thông báo, tài liệu tố tụng. Cụ thể, tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Luật TTTM 2010 có quy định:

2. Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo;
3. Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này;
4. Các thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi được coi là đã nhận được vào ngày mà các bên hoặc đại diện của các bên đã nhận hoặc được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều này.

Từ các quy định trên, có thể xác định:

Thứ nhất, về việc xác định địa chỉ của Bị đơn: Địa chỉ này được hiểu là “địa chỉ do các bên thông báo”, có thể là địa chỉ ghi trong hợp đồng, giao dịch giữa các Bên, trong Đơn khởi kiện hoặc địa chỉ mà các Bên cung cấp cho Trung tâm Trọng tài, Hội đồng Trọng tài (nếu có). Như vậy, chỉ cần chứng minh đã gửi đúng địa chỉ hợp đồng hoặc địa chỉ mà Bị đơn cung cấp, việc gửi đã được coi là hợp lệ, hạn chế đáng kể tình trạng cố tình né tránh nghĩa vụ tố tụng.

Thứ hai, về việc gửi văn bản tố tụng: Việc gửi “được coi là đã nhận được” không chỉ khi các bên hoặc đại diện của các bên trực tiếp nhận, mà còn trong trường hợp văn bản được gửi đến đúng địa chỉ do các bên thông báo, thông qua các phương thức như giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có xác nhận việc gửi. Nói cách khác, Tố tụng Trọng tài chỉ yêu cầu bảo đảm văn bản được gửi đến Bị đơn, hoặc gửi thông qua một đơn vị trung gian (như bưu điện) và có chứng cứ chứng minh việc gửi này, mà không bắt buộc phải “giao trực tiếp” như trong tố tụng Tòa án.

Thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy, việc xác định địa chỉ của Bị đơn và thủ tục gửi, tống đạt văn bản tố tụng trọng tài đã được các Trung tâm Trọng tài và Tòa án áp dụng khá thống nhất, điều này có thể được minh chứng qua một số vụ việc cụ thể dưới đây:

Vụ tranh chấp thứ nhất:

Nguyên đơn: Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư X, trụ sở tại đường N, phường V, quận P, TP. Hồ Chí Minh. Người đại diện theo pháp luật: Ông Võ Trí N.

Bị đơn: Công ty TNHH H, trụ sở tại đường S, phường B, thị xã T, tỉnh Bình Dương. Người đại diện theo pháp luật: Ông John Somerset P và ông Nguyễn Hoàng T.

Nội dung tranh chấp: Thanh toán tiền nợ theo các Hợp đồng xây dựng.

Vụ việc được giải quyết tại Trung tâm trọng tài X

Trung tâm trọng tài X đã gửi Thông báo, Đơn khởi kiện và tài liệu kèm theo cho Công ty TNHH H bằng phương thức gián tiếp, có chứng từ xác nhận việc gửi là vận đơn và phiếu báo phát ngày 26/4/2017 của Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu điện.

Bị đơn cho rằng việc người đại diện Công ty TNHH H không trực tiếp nhận tài liệu là vi phạm khoản 1 Điều 178 BLTTDS 2015, dẫn đến mất quyền chỉ định Trọng tài viên và nộp Đơn khởi kiện. Trong suốt quá trình giải quyết, Bị đơn liên tục phản đối về tính hợp lệ của việc gửi văn bản.

Tuy nhiên, Trung tâm trọng tài X khẳng định việc thông báo, gửi văn bản đã thực hiện đúng Luật Trọng tài thương mại 2010 và Quy tắc Tố tụng trọng tài của mình. Do đó, Trung tâm trọng tài X vẫn tiến hành giải quyết và ban hành Phán quyết trọng tài số 17/17HCM ngày 20/9/2017, buộc Công ty TNHH H phải thanh toán khoản nợ theo Hợp đồng xây dựng cho Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư X.

Ngày 20/10/2017, Công ty TNHH H nộp đơn yêu cầu Tòa án Nhân dân TP. Hồ Chí Minh hủy Phán quyết Trọng tài với lý do: Không nhận được tống đạt hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền chỉ định Trọng tài viên, quyền nộp bản tự bảo vệ và quyền khởi kiện lại.

Hội đồng xét đơn (gồm 3 Thẩm phán) đã không chấp nhận yêu cầu hủy Phán quyết. Tòa án khẳng định việc gửi thông báo và tài liệu của Trung tâm trọng tài X là phù hợp với quy định pháp luật[1].

Qua vụ việc trên có thể thấy: trong tố tụng trọng tài, việc tống đạt, thông báo văn bản chỉ cần gửi đến đúng địa chỉ mà các bên đã cung cấp là đủ điều kiện pháp luật. Quy định này cũng được nhấn mạnh tại khoản 2 Điều Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC): “Thông báo, tài liệu được Trung tâm gửi tới các bên theo đúng địa chỉ do các bên cung cấp”.

Quy định về cách thức gửi và tống đạt văn bản tố tụng theo Quy tắc Tố tụng của các Trung tâm Trọng tài thương mại tại Việt Nam có sự tương đồng với cách thức áp dụng của một số Trung tâm Trọng tài quốc tế. Điều này được thể hiện rõ qua vụ tranh chấp thứ hai dưới đây.

Vụ tranh chấp thứ hai:

Cụ thể, trong Quyết định số 05/2017/QĐKDTM-ST ngày 21/7/2021 của Tòa án nhân dân Thành phố Hà Nội về yêu cầu công nhận và cho thi hành tại Việt Nam phán quyết của Trọng tài nước ngoài[2] (sau đây gọi tắt là Quyết định 05/2017), Tòa án đã chấp thuận phương thức gửi văn bản tố tụng của Hội đồng Trọng tài thuộc Trung tâm trọng tài Y. Theo đó, các văn bản tố tụng được Trung tâm trọng tài Y gửi cho Bên phải thi hành (Bị đơn) thông qua email và bưu điện đến địa chỉ số 52 Nguyễn Bình K, phường L Đ H, quận H, Thành phố Hà Nội, đúng theo địa chỉ liên hệ và địa chỉ email đã được ghi nhận trong hợp đồng (thể hiện tại bút lục 135–170). Mặc dù Bên phải thi hành đã nhận được thông báo về phiên xét xử chính thức nhưng vẫn cố tình vắng mặt, Hội đồng Trọng tài đã tiến hành phiên xét xử vắng mặt theo đúng Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài Y.

Đáng chú ý, tại Phán quyết một phần số 060/2016 ngày 16/5/2016 và Phán quyết cuối cùng số 101/2016 ngày 31/8/2018, Hội đồng Trọng tài đã chứng minh việc gửi văn bản qua email bằng báo cáo phản hồi của Microsoft Outlook vào lúc 11:14 ngày 16/5/2016, xác nhận rằng thư đã được chuyển đến người nhận, mặc dù hệ thống không phản hồi từ máy chủ đích. Trên cơ sở này, Tòa án xác định thủ tục tố tụng của Trung tâm trọng tài Y là phù hợp với Quy tắc tố tụng trọng tài quốc tế, đồng thời phán quyết của Trung tâm trọng tài Y không trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Vì vậy, Hội đồng xét đơn đã công nhận và cho thi hành tại Việt Nam phán quyết của Trung tâm trọng tài Y[3].

Qua vụ tranh chấp trên có thể thấy, phương thức tống đạt văn bản của Trung tâm trọng tài Y được thực hiện qua bưu điện và email theo đúng địa chỉ liên hệ “ghi trong hợp đồng” của Bị đơn. Đây cũng chính là cơ chế được pháp luật Việt Nam công nhận, thể hiện tại khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 và khoản 2, khoản 3 Điều 3 Quy tắc Tố tụng của Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC), theo đó “địa chỉ do các bên thông báo” là căn cứ pháp lý để xác định địa chỉ tống đạt.

Việc xác định địa chỉ tố tụng phản ánh trách nhiệm của Nguyên đơn và Bị đơn trong việc cung cấp thông tin liên hệ chính xác. Nếu Nguyên đơn cung cấp địa chỉ của Bị đơn sai so với thực tế, hoặc Bị đơn đã thay đổi địa chỉ mà không thông báo, thì trách nhiệm thuộc về chính các bên. Trong quá trình giải quyết tranh chấp, Trung tâm Trọng tài và Hội đồng Trọng tài chỉ có nghĩa vụ gửi văn bản tố tụng đến “địa chỉ do các bên thông báo”, chứ không bị buộc phải truy tìm địa chỉ mới của Bị đơn.

Những ví dụ trên cho thấy, so với thủ tục tại Tòa án, tố tụng Trọng tài thể hiện rõ tính linh hoạt, thực tiễn và phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại. Trách nhiệm cập nhật địa chỉ liên hệ thuộc về chính các bên, và nếu một bên cố ý né tránh, họ phải tự gánh chịu những hệ quả pháp lý bất lợi. Việc pháp luật và các Trung tâm Trọng tài cho phép sử dụng nhiều phương thức tống đạt tiên tiến như email, fax, chuyển phát nhanh đã giúp hoạt động tố tụng trọng tài thích ứng hiệu quả với các giao dịch thương mại xuyên biên giới, đồng thời đảm bảo sự tương thích với thông lệ quốc tế được ghi nhận trong Luật mẫu UNCITRAL và Công ước New York năm 1958.

Có thể khẳng định rằng, với quy định tại Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010, cơ chế tống đạt trong trọng tài thương mại đã khắc phục phần lớn những hạn chế tồn tại trong tố tụng Tòa án, bảo đảm cho quá trình giải quyết tranh chấp được tiến hành thông suốt, hiệu quả, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng trì hoãn do Bị đơn cố tình né tránh nghĩa vụ tố tụng.

Kết Luận: 

Qua phân tích pháp luật và thực tiễn giải quyết tranh chấp, có thể thấy rằng việc xác định địa chỉ Bị đơn và cơ chế gửi văn bản tố tụng trong tố tụng trọng tài thương mại đã khắc phục nhiều hạn chế tồn tại trong thủ tục Tòa án. Luật Trọng tài thương mại 2010 tạo ra cơ chế linh hoạt, thực tiễn, phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại và thông lệ quốc tế, đặc biệt là trong các giao dịch thương mại xuyên biên giới.

Do đó, để hạn chế rủi ro tố tụng, Nguyên đơn cần ghi nhận chính xác địa chỉ liên hệ của Bị đơn trong hợp đồng và cung cấp đầy đủ chứng cứ khi khởi kiện, trong khi Bị đơn có trách nhiệm cập nhật thông tin liên hệ trung thực. Nếu một bên cố tình né tránh, họ sẽ phải tự gánh chịu hậu quả pháp lý bất lợi.

⚖️ Từ góc độ thực tiễn, quy định tại Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 đã bảo đảm cho quá trình giải quyết tranh chấp thông suốt, hiệu quả, hạn chế tối đa sự trì hoãn và nâng cao niềm tin của doanh nghiệp vào cơ chế trọng tài thương mại tại Việt Nam.