CÓ ĐƯỢC GIAO NỘP TÀI LIỆU, CHỨNG CỨ SAU THỜI HẠN TRONG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI HAY KHÔNG?

Trong quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, không phải lúc nào các bên cũng có thể tập hợp đầy đủ tài liệu, chứng cứ ngay từ đầu. Một số chứng cứ có thể chỉ được phát hiện sau khi đã nộp Đơn khởi kiện, Bản tự bảo vệ hoặc sau thời hạn do Hội đồng Trọng tài ấn định. Khi đó, tài liệu, chứng cứ nộp muộn có còn được xem xét hay không?

Các bên vẫn có thể giao nộp tài liệu, chứng cứ sau thời hạn, nhưng Hội đồng Trọng tài không đương nhiên chấp nhận và xem xét các chứng cứ này. Hệ quả của việc nộp muộn phụ thuộc vào thời điểm giao nộp, Quy tắc Tố tụng áp dụng, thỏa thuận của các bên, chỉ dẫn của Hội đồng Trọng tài và lý do chậm nộp.

1. Cung cấp chứng cứ vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của các bên

Theo khoản 1 Điều 46 Luật Trọng tài thương mại 2010 (LTTTM) các bên có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Hội đồng Trọng tài để chứng minh các sự việc có liên quan đến nội dung đang tranh chấp.

Tương tự, khoản 1 Điều 19 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC quy định Hội đồng Trọng tài có quyền yêu cầu các bên cung cấp chứng cứ và các bên có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ.

Pháp luật trọng tài không quy định một thời hạn chung duy nhất cho việc giao nộp mọi tài liệu, chứng cứ. Tùy từng vụ tranh chấp, thời hạn này có thể được xác định theo Quy tắc Tố tụng, thỏa thuận của các bên hoặc chỉ dẫn, quyết định tố tụng của Hội đồng Trọng tài.

2. Nộp chứng cứ sau thời hạn nhưng trước khi kết thúc phiên họp cuối cùng

Đối với các thời hạn giao nộp trong quá trình giải quyết vụ tranh chấp, việc nộp muộn không làm cho tài liệu, chứng cứ đương nhiên mất giá trị. Tuy nhiên, bên giao nộp không thể mặc nhiên cho rằng tài liệu, chứng cứ đó chắc chắn sẽ được Hội đồng Trọng tài xem xét.

Thông thường, Hội đồng Trọng tài có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Lý do của việc chậm giao nộp có chính đáng hay không;
• Thời điểm bên giao nộp biết hoặc có thể tiếp cận tài liệu, chứng cứ;
• Mức độ liên quan và ý nghĩa của tài liệu, chứng cứ đối với việc giải quyết vụ tranh chấp;
• Việc nộp muộn có làm kéo dài tố tụng, phát sinh thêm chi phí hoặc gây bất lợi cho bên kia hay không;
• Bên kia có đủ thời gian và cơ hội để tiếp cận, kiểm tra và trình bày ý kiến đối với tài liệu, chứng cứ mới hay không;
• Có dấu hiệu cố tình trì hoãn hoặc lạm dụng thủ tục tố tụng hay không.

Việc xem xét tài liệu, chứng cứ nộp muộn phải đồng thời bảo đảm nguyên tắc bình đẳng giữa các bên theo khoản 3 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại 2010. Vì vậy, nếu tài liệu, chứng cứ được chấp nhận, bên còn lại cần được tạo điều kiện hợp lý để tiếp cận và đưa ra ý kiến phản hồi.

Cũng cần phân biệt việc bổ sung chứng cứ với việc sửa đổi, bổ sung yêu cầu khởi kiện, yêu cầu kiện lại hoặc ý kiến tự bảo vệ. Theo khoản 2 Điều 14 Quy tắc Tố tụng của MCAC, các bên có thể sửa đổi, bổ sung các văn bản này trước thời điểm kết thúc phiên họp cuối cùng. Tuy nhiên, Hội đồng Trọng tài có quyền không chấp nhận nếu việc sửa đổi, bổ sung có thể bị lạm dụng nhằm gây khó khăn, trì hoãn việc ra Phán quyết trọng tài hoặc vượt quá phạm vi của Thỏa thuận trọng tài.

3. Nộp chứng cứ sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng

Khoản 4 Điều 25 Quy tắc Tố tụng của MCAC quy định: Tại phiên họp giải quyết vụ tranh chấp, nếu thấy các bên không còn tài liệu hoặc chứng cứ có liên quan để cung cấp, Hội đồng Trọng tài tuyên bố đó là phiên họp cuối cùng. Sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng, Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ bổ sung nào, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Như vậy, sau thời điểm này, một bên vẫn có thể gửi thêm tài liệu, chứng cứ nhưng Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét, trừ khi các bên trong vụ tranh chấp có thỏa thuận khác. . Nếu các bên thỏa thuận cho phép bổ sung chứng cứ, việc tiếp nhận và xem xét vẫn phải bảo đảm quyền tiếp cận, phản hồi của bên còn lại.

4. Doanh nghiệp cần làm gì khi có tài liệu, chứng cứ nộp muộn?

Để hạn chế rủi ro tài liệu, chứng cứ không được xem xét, doanh nghiệp nên:

1. Chủ động rà soát, lập danh mục và giao nộp chứng cứ theo đúng thời hạn được yêu cầu.
2. Nếu dự kiến không thể nộp đúng hạn, gửi văn bản đề nghị gia hạn trước khi thời hạn kết thúc và nêu rõ lý do.
3. Khi phải nộp muộn, gửi kèm văn bản giải trình về nguyên nhân chậm nộp, thời điểm phát hiện hoặc tiếp cận chứng cứ và ý nghĩa của chứng cứ đối với vụ tranh chấp.
4. Gửi đủ số bản theo Quy tắc Tố tụng của MCAC; đồng thời cung cấp bản dịch nếu tài liệu được lập bằng ngôn ngữ khác với ngôn ngữ trọng tài và có yêu cầu của Trung tâm hoặc Hội đồng Trọng tài.

Trường hợp nhận được chứng cứ do bên kia nộp muộn, doanh nghiệp cũng cần kịp thời nêu ý kiến về việc chấp nhận hay không chấp nhận chứng cứ đó; đồng thời đề nghị một khoảng thời gian hợp lý để kiểm tra và phản hồi nếu Hội đồng Trọng tài quyết định xem xét.

Kết luận

Việc giao nộp tài liệu, chứng cứ sau thời hạn không đồng nghĩa với việc tài liệu, chứng cứ đó đương nhiên không được xem xét. Tuy nhiên, sau khi kết thúc phiên họp cuối cùng, Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét tài liệu, chứng cứ bổ sung, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Vì vậy, các bên cần tuân thủ thời hạn giao nộp và kịp thời giải trình khi phát sinh việc chậm nộp.
 

Bài viết trên đã phân tích chi tiết về "CÓ ĐƯỢC GIAO NỘP TÀI LIỆU, CHỨNG CỨ SAU THỜI HẠN TRONG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI HAY KHÔNG?". Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Ban thư ký MCAC:

• Hotline: 0935 925 068 - 0236 365 6799
• Email: contact@mcac.vn
• Xem thêm: NHỮNG KHÁC BIỆT VÀ ƯU ĐIỂM CỦA PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP BẰNG TRỌNG TÀI SO VỚI TOÀ ÁN MÀ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT