THAM GIA PHIÊN HỌP GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP TẠI MCAC: QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý

Phiên họp giải quyết tranh chấp là giai đoạn quan trọng để các bên trực tiếp trình bày quan điểm, làm rõ yêu cầu khởi kiện, yêu cầu kiện lại, ý kiến tự bảo vệ và giải trình về tài liệu, chứng cứ trước Hội đồng Trọng tài. Để việc tham gia phiên họp đạt hiệu quả và hạn chế rủi ro pháp lý, các bên cần lưu ý những nội dung sau đây.

1. Thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp

Theo khoản 1 Điều 54 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (Luật TTTM), nếu các bên không có thỏa thuận khác, thời gian và địa điểm mở phiên họp do Hội đồng Trọng tài quyết định. Điều 22 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC cũng quy định địa điểm giải quyết vụ tranh chấp do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận, Hội đồng Trọng tài lựa chọn địa điểm phù hợp. Vì vậy, phiên họp không nhất thiết phải được tổ chức tại trụ sở MCAC mà có thể tiến hành tại địa điểm khác phù hợp với tính chất vụ việc và điều kiện tham gia của các bên.

Về thời hạn triệu tập, khoản 2 Điều 54 Luật TTTM quy định thời hạn mặc định là chậm nhất 30 ngày trước ngày mở phiên họp, trừ khi các bên hoặc Quy tắc Tố tụng của Trung tâm trọng tài có quy định khác. Đối với vụ tranh chấp tại MCAC, khoản 1 Điều 25 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC quy định Giấy triệu tập phải được gửi trước ngày mở phiên họp ít nhất 15 ngày, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Nếu phiên họp bị hoãn hoặc có phiên họp tiếp theo, thời hạn gửi Giấy triệu tập do Hội đồng Trọng tài quyết định theo khoản 2 Điều 25 Quy tắc MCAC.

2. Hình thức tổ chức phiên họp

Phiên họp có thể được tổ chức trực tiếp hoặc trực tuyến. Theo Điều 22 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC, nếu các bên có thỏa thuận, Hội đồng Trọng tài có thể tiến hành phiên họp bằng hội nghị qua điện thoại, hội nghị truyền hình hoặc hình thức phù hợp khác. Hình thức trực tuyến tạo thuận lợi khi các bên, người đại diện hoặc thành viên Hội đồng Trọng tài ở các địa điểm khác nhau, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí. Dù tổ chức theo hình thức nào, phiên họp vẫn phải bảo đảm nguyên tắc bình đẳng, quyền trình bày ý kiến, quyền cung cấp chứng cứ và yêu cầu bảo mật theo Điều 4 Luật Trọng tài thương mại năm 2010.

3. Tính không công khai và thành phần tham dự

Khoản 4 Điều 4 và khoản 1 Điều 55 Luật TTTM quy định việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài và phiên họp giải quyết tranh chấp được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Nội dung này cũng được ghi nhận tại khoản 3 Điều 25 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC. Quy định về tính không công khai góp phần bảo vệ bí mật kinh doanh, thông tin nội bộ, uy tín và các lợi ích hợp pháp khác của các bên.

Theo khoản 2 Điều 55 Luật TTTM, các bên có thể trực tiếp tham dự hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người đại diện. Điều 4 Quy tắc MCAC cũng ghi nhận quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp tham gia tố tụng và quyền mời người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp. Tổ chức, cá nhân giám định, định giá tài sản hoặc chuyên gia có thể tham dự khi được Hội đồng Trọng tài mời hoặc chấp thuận theo khoản 3 Điều 55 của Luật và Điều 19 Quy tắc MCAC. Người khác chỉ được tham dự khi Hội đồng Trọng tài cho phép và có sự đồng ý của các bên theo khoản 4 Điều 55 của Luật và khoản 3 Điều 25 Quy tắc MCAC.

4. Chuẩn bị, cung cấp tài liệu và chứng cứ

Theo khoản 1 Điều 46 Luật TTTM và Điều 18 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC, các bên có quyền, nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu khởi kiện, yêu cầu kiện lại, ý kiến tự bảo vệ và các vấn đề liên quan. Hội đồng Trọng tài có thể yêu cầu các bên cung cấp bổ sung tài liệu, chứng cứ; trưng cầu giám định, định giá tài sản hoặc tham vấn ý kiến chuyên gia theo Điều 45 của Luật TTTM và Điều 19 Quy tắc MCAC. Khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết nhưng vẫn không thể tự thu thập chứng cứ, Hội đồng Trọng tài hoặc các bên có thể đề nghị Tòa án có thẩm quyền hỗ trợ theo Điều 46 của Luật.

Trước phiên họp, các bên nên rà soát và hệ thống hóa chứng cứ theo từng yêu cầu hoặc vấn đề cần chứng minh; sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian hoặc theo từng nhóm vấn đề để thuận tiện cho việc trình bày và đối chiếu. Theo khoản 4 Điều 25 Quy tắc MCAC, nếu Hội đồng Trọng tài xác định các bên không còn tài liệu, chứng cứ cần cung cấp thêm, Hội đồng Trọng tài có thể tuyên bố đó là phiên họp cuối cùng. Sau thời điểm này, Hội đồng Trọng tài không có nghĩa vụ xem xét tài liệu, chứng cứ được cung cấp bổ sung, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Do đó, các bên không nên chờ đến sau phiên họp cuối cùng mới nộp tài liệu quan trọng.

Theo khoản 3 Điều 61 Luật TTTM và khoản 3 Điều 32 Quy tắc MCAC, Phán quyết trọng tài phải được lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng giải quyết vụ tranh chấp.

5. Hậu quả khi một bên vắng mặt

Theo khoản 1 Điều 56 Luật TTTM, nếu Nguyên đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được Hội đồng Trọng tài chấp thuận thì được coi là đã rút Đơn khởi kiện. Khoản 1 Điều 27 Quy tắc MCAC quy định Hội đồng Trọng tài chỉ tiếp tục giải quyết nếu Bị đơn yêu cầu tiếp tục giải quyết hoặc có Đơn kiện lại.

Đối với Bị đơn, khoản 2 Điều 56 của Luật TTTM quy định nếu Bị đơn đã được triệu tập hợp lệ nhưng vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp mà không được chấp thuận, Hội đồng Trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết trên cơ sở tài liệu, chứng cứ hiện có. Nếu Bị đơn có Đơn kiện lại nhưng vắng mặt trong trường hợp này, Bị đơn được coi là đã rút Đơn kiện lại; Hội đồng Trọng tài chỉ tiếp tục giải quyết Đơn kiện lại nếu Nguyên đơn yêu cầu theo khoản 2 Điều 27 Quy tắc MCAC.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 56 Luật TTTM và khoản 3 Điều 27 Quy tắc MCAC cho phép Hội đồng Trọng tài tiến hành phiên họp khi một bên có văn bản yêu cầu được vắng mặt. Nếu các bên thỏa thuận không tổ chức phiên họp, Hội đồng Trọng tài có thể giải quyết vụ tranh chấp trên cơ sở hồ sơ, tài liệu và chứng cứ hiện có theo khoản 4 Điều 27 Quy tắc MCAC.

6. Yêu cầu hoãn phiên họp

Theo Điều 57 Luật TTTM, khi có lý do chính đáng, một bên hoặc các bên có quyền yêu cầu hoãn phiên họp. Điều 26 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC quy định yêu cầu hoãn phải được lập thành văn bản, nêu rõ lý do, kèm theo tài liệu chứng minh và gửi đến Trung tâm chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày mở phiên họp. Nếu gửi không đúng thời hạn, bên yêu cầu phải chịu các chi phí phát sinh do việc hoãn, nếu có.

Hội đồng Trọng tài quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu, thời hạn hoãn và thời gian mở lại phiên họp. Hội đồng Trọng tài cũng có thể chủ động hoãn nếu xuất hiện trở ngại khách quan. Việc gửi yêu cầu hoãn không làm phiên họp đương nhiên được hoãn; các bên chỉ nên thay đổi kế hoạch tham dự sau khi nhận được thông báo chính thức của Hội đồng Trọng tài.

7. Hòa giải trong quá trình giải quyết tranh chấp

Điều 9 Luật TTTM ghi nhận quyền của các bên tự do thương lượng, thỏa thuận hoặc yêu cầu Hội đồng Trọng tài tiến hành hòa giải. Khi các bên đạt được thỏa thuận, Hội đồng Trọng tài lập biên bản hòa giải thành và ra Quyết định công nhận hòa giải thành theo Điều 58 của Luật và Điều 29 Quy tắc MCAC. Quyết định này có hiệu lực chung thẩm và có giá trị như Phán quyết trọng tài.

8. Một số công việc cần chuẩn bị trước phiên họp

• Kiểm tra kỹ thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức và nội dung Giấy triệu tập;
• Xác định người trực tiếp tham dự, người đại diện theo ủy quyền và người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp;
• Chuẩn bị văn bản ủy quyền, giấy tờ chứng minh tư cách tham gia tố tụng;
• Rà soát yêu cầu khởi kiện, yêu cầu kiện lại, ý kiến tự bảo vệ và các vấn đề còn tranh luận;
• Sắp xếp đầy đủ tài liệu, chứng cứ và chuẩn bị nội dung trình bày, giải trình;
• Gửi yêu cầu hoãn hoặc yêu cầu được vắng mặt đúng thời hạn khi có lý do chính đáng;
• Tuân thủ các yêu cầu, quyết định và sự điều hành của Hội đồng Trọng tài.

Kết luận

Phiên họp giải quyết tranh chấp là giai đoạn quan trọng để các bên trình bày quan điểm, làm rõ yêu cầu và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình trước Hội đồng Trọng tài. Vì vậy, các bên cần chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, nội dung trình bày và nắm rõ các quy định về việc tham dự, vắng mặt, hoãn phiên họp và hòa giải. Sự chuẩn bị đầy đủ và tuân thủ đúng thủ tục sẽ góp phần giúp quá trình giải quyết tranh chấp tại MCAC diễn ra hiệu quả, khách quan và hạn chế các hậu quả pháp lý bất lợi.
 

Bài viết trên đã phân tích chi tiết về "THAM GIA PHIÊN HỌP GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP TẠI MCAC: QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý". Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Ban thư ký MCAC:

• Hotline: 0935 925 068 - 0236 365 6799
• Email: contact@mcac.vn
• Xem thêm: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VIỆC GỬI THÔNG BÁO, TÀI LIỆU TẠI MCAC