VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ TRONG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI

Trong quá trình giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thương mại, bên cạnh hoạt động của các Trọng tài viên, Thư ký giữ vai trò hỗ trợ tổ chức, quản lý hồ sơ và phối hợp thực hiện các công việc tố tụng. Việc thực hiện đầy đủ, chính xác những công việc này góp phần bảo đảm quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra thông suốt, đúng trình tự và hiệu quả.

Thư ký thực hiện những nhiệm vụ nào trong tố tụng trọng tài? Ranh giới giữa phạm vi hỗ trợ của Thư ký và thẩm quyền của Hội đồng Trọng tài được xác định như thế nào?

1. Vị trí của Thư ký trong tố tụng trọng tài

Trong phạm vi bài viết này, Thư ký được hiểu là người được phân công hỗ trợ Hội đồng Trọng tài trong một vụ tranh chấp cụ thể. Tên gọi, cách thức phân công và nhiệm vụ của Thư ký được xác định theo quy tắc tố tụng và quy định của tổ chức trọng tài. Tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (sau đây gọi là MCAC hoặc Trung tâm), người thực hiện vai trò này là Thư ký Trung tâm được phân công phụ trách vụ tranh chấp.

Theo khoản 7 Điều 38 Quy tắc Tố tụng Trọng tài của MCAC (sau đây gọi là Quy tắc Tố tụng), Thư ký Trung tâm thực hiện các công việc tố tụng theo Quy tắc Tố tụng và quy định của Trung tâm. Đồng thời, theo khoản 1 Điều này, Trung tâm không tự mình giải quyết tranh chấp; tranh chấp do Hội đồng Trọng tài giải quyết.

Như vậy, Thư ký thực hiện các công việc hỗ trợ tố tụng; việc xem xét, giải quyết vụ tranh chấp thuộc thẩm quyền của Hội đồng Trọng tài. Theo Điều 23 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (sau đây gọi là Luật TTTM), Trung tâm trọng tài có chức năng tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài quy chế và hỗ trợ Trọng tài viên về các mặt hành chính, văn phòng.

2. Hỗ trợ quản lý hồ sơ và trao đổi thông tin tố tụng

Hồ sơ vụ tranh chấp có thể gồm nhiều tài liệu như Đơn khởi kiện, Bản tự bảo vệ, Đơn kiện lại, chứng cứ, văn bản giải trình và văn bản đề nghị về thủ tục. Việc tiếp nhận, sắp xếp và chuyển giao đầy đủ những tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình giải quyết tranh chấp.

Trong phạm vi được phân công, Thư ký thực hiện các công việc hỗ trợ sau:

• Tiếp nhận, quản lý và cập nhật hồ sơ vụ tranh chấp.
• Chuyển tài liệu đến Hội đồng Trọng tài và các bên theo Điều 3 Quy tắc Tố tụng.
• Theo dõi các thời hạn tố tụng, báo cáo những vấn đề cần xử lý.
• Chuyển các yêu cầu, đề nghị của các bên đến người có thẩm quyền xem xét.
• Phối hợp gửi thông báo, giấy triệu tập và các văn bản tố tụng.

Thông qua những công việc này, Thư ký giúp duy trì việc trao đổi thông tin giữa Trung tâm, Hội đồng Trọng tài và các bên, hạn chế nguy cơ thất lạc, bỏ sót tài liệu hoặc yêu cầu tố tụng không được chuyển đến đúng người có thẩm quyền. Công việc này gắn với trách nhiệm của Trung tâm trong việc cung cấp dịch vụ hành chính, văn phòng và lưu trữ hồ sơ vụ tranh chấp theo khoản 6, khoản 11 Điều 28 Luật TTTM.

3. Phối hợp chuẩn bị và hỗ trợ tại phiên họp

Thư ký phối hợp chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho phiên họp giải quyết tranh chấp (sau đây gọi là phiên họp), bao gồm lịch làm việc, hồ sơ và các công việc khác theo sự phân công. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 25 Quy tắc Tố tụng, thời gian và địa điểm phiên họp do Hội đồng Trọng tài quyết định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác; giấy triệu tập tham dự phiên họp do Trung tâm gửi cho các bên.

Tại MCAC, các công việc hỗ trợ tại phiên họp bao gồm kiểm tra sự có mặt, giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh tư cách tham gia tố tụng của người tham dự; phổ biến nội quy phiên họp; báo cáo Hội đồng Trọng tài về sự có mặt, vắng mặt của các bên, người tham dự và lý do vắng mặt (nếu có); hỗ trợ ghi nhận diễn biến phiên họp theo nhiệm vụ được giao.

Theo Điều 29 Quy tắc Tố tụng, khi các bên thỏa thuận được với nhau về việc giải quyết tranh chấp, Hội đồng Trọng tài lập biên bản hòa giải thành có chữ ký của các bên và xác nhận của Trọng tài viên. Trong trường hợp này, Thư ký có thể hỗ trợ việc lập biên bản theo yêu cầu của Hội đồng Trọng tài, bảo đảm nội dung được ghi nhận rõ ràng và phản ánh đúng sự thống nhất của các bên.

Những công việc này nhằm cung cấp thông tin và tạo điều kiện cần thiết để Hội đồng Trọng tài điều hành phiên họp. Việc quyết định hoãn phiên họp hoặc tiếp tục giải quyết tranh chấp khi có bên vắng mặt thuộc thẩm quyền của Hội đồng Trọng tài theo Điều 26, Điều 27 Quy tắc Tố tụng.

4. Hỗ trợ rà soát văn bản tố tụng và dự thảo phán quyết

Trong quá trình hoàn thiện văn bản tố tụng, Thư ký hỗ trợ kiểm tra thông tin, chính tả, số liệu và hình thức trình bày nhằm hạn chế sai sót. Việc kiểm tra kỹ những nội dung này góp phần giảm các yêu cầu sửa lỗi chính tả, lỗi số liệu trong phán quyết theo khoản 1 Điều 33 Quy tắc Tố tụng.

Đối với dự thảo phán quyết, theo quy định của Trung tâm, Thư ký kiểm tra chính tả, hình thức trình bày và có thể đề xuất ý kiến chuyên môn để Hội đồng Trọng tài tham khảo.

Hoạt động hỗ trợ này được thực hiện trong phạm vi phân công và chịu sự xem xét của Hội đồng Trọng tài. Việc chấp nhận, điều chỉnh hoặc không sử dụng những đề xuất của Thư ký thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng Trọng tài. Ý kiến của Thư ký chỉ mang tính tham khảo và không thay thế đánh giá độc lập, khách quan của Trọng tài viên theo khoản 2 Điều 4 Luật TTTM.

Theo khoản 1 Điều 60 và điểm i khoản 1 Điều 61 Luật TTTM, việc ra phán quyết bằng cách biểu quyết theo nguyên tắc đa số và việc ký phán quyết thuộc các Trọng tài viên của Hội đồng Trọng tài. Do không phải là thành viên Hội đồng Trọng tài (khoản 1 Điều 39 Luật TTTM), Thư ký không có quyền biểu quyết hoặc quyết định kết quả giải quyết tranh chấp thay Hội đồng Trọng tài.

5. Nguyên tắc khách quan, bình đẳng và bảo mật khi thực hiện công việc

Do thường xuyên tiếp cận hồ sơ và thông tin vụ tranh chấp, Thư ký thực hiện nhiệm vụ trên nguyên tắc khách quan, bình đẳng giữa các bên và bảo mật thông tin.

Cụ thể, Thư ký:

• Hỗ trợ các bên về thủ tục trên cơ sở bình đẳng.
• Chỉ hướng dẫn về thủ tục trong phạm vi nhiệm vụ; không tư vấn pháp lý hoặc phương án bảo vệ quyền lợi cho bất kỳ bên nào; không phát biểu, dự đoán về quan điểm giải quyết của Hội đồng Trọng tài.
• Giữ bí mật thông tin có được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; chỉ cung cấp hồ sơ, tài liệu cho người có quyền tiếp cận theo quy định.

Các nội dung trên phù hợp với nguyên tắc các bên bình đẳng về quyền và nghĩa vụ, nguyên tắc giải quyết tranh chấp không công khai quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Luật TTTM và khoản 2 Điều 38 Quy tắc Tố tụng.

6. Một số lưu ý đối với các bên khi phối hợp với Thư ký

Các bên, nhất là doanh nghiệp, nên chủ động phối hợp với Thư ký để cập nhật thông tin liên hệ, gửi, nộp tài liệu và chuẩn bị tham gia phiên họp, đồng thời lưu ý:

• Thông báo, tài liệu được Trung tâm gửi đúng địa chỉ do các bên cung cấp được coi là đã nhận (khoản 2, khoản 3 Điều 3 Quy tắc Tố tụng).
• Các yêu cầu tố tụng cần rõ ràng, đúng hình thức và thời hạn; ví dụ, yêu cầu hoãn phiên họp phải được lập bằng văn bản, nêu rõ lý do và kèm theo chứng cứ (khoản 1 Điều 26 Quy tắc Tố tụng).
• Bên phát hiện có vi phạm mà không phản đối trong thời hạn quy định thì mất quyền phản đối về vi phạm đó (khoản 4 Điều 38 Quy tắc Tố tụng).
• Đối với vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng Trọng tài hoặc Chủ tịch Trung tâm theo Quy tắc Tố tụng (ví dụ khi Hội đồng Trọng tài chưa được thành lập), các bên cần gửi văn bản yêu cầu để được xem xét. Việc Thư ký tiếp nhận hồ sơ hoặc trao đổi về thủ tục không đồng nghĩa với việc yêu cầu đã được chấp nhận.

Tại MCAC, việc phối hợp và thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của Thư ký, Hội đồng Trọng tài và các bên góp phần bảo đảm quá trình tố tụng được tiến hành khách quan, đúng pháp luật và hiệu quả.

Bài viết trên đã phân tích chi tiết vấn đề "VAI TRÒ CỦA THƯ KÝ TRONG TỐ TỤNG TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI?". Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Ban thư ký MCAC:

• Hotline: 0935 925 068 - 0236 365 6799
• Email: contact@mcac.vn
• Xem thêm: LUẬT NÀO ĐIỀU CHỈNH THỎA THUẬN TRỌNG TÀI TRONG HỢP ĐỒNG CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI?