Vấn đề thông báo, gửi văn bản tố tụng trọng tài: Luật định và thực tiễn giải quyết của Trọng tài, Toà án

VẤN ĐỀ THÔNG BÁO, GỬI VĂN BẢN TỐ TỤNG TRỌNG TÀI:

LUẬT ĐỊNH VÀ THỰC TIỄN GIẢI QUYẾT CỦA TRỌNG TÀI, TOÀ ÁN

                                                                                                                                                                                                          Nguyễn Vĩnh Phú

                                                                                                       Tổng Thư ký Trung tâm

Trọng tài Thương mại Miền Trung

Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (Luật TTTM 2010) cùng hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành ngày càng hoàn thiện thêm về quy trình tố tụng, về các vấn đề trong quá trình giải quyết tranh chấp để hoạt động tài phán các tranh chấp kinh doanh, thương mại… ở Việt Nam bằng trọng tài hoà kịp với các mô hình giải quyết tranh chấp trên thế giới.

Tố tụng trọng tài thương mại vừa có tính luật định bắt buộc lại vừa có tính tự nguyện, thoả thuận của các bên trong tranh chấp nên cách thức giải quyết linh hoạt, hiệu quả nhưng cũng đảm bảo giá trị pháp lý của mình.

Trong giới luật sư, những người thực thi pháp luật.. không lạ gì những trường hợp vụ án bị trả lại đơn kiện, bị đình chỉ hoặc yêu cầu huỷ bởi lý do: không xác định được địa chỉ pháp lý của bị đơn để việc tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đúng theo yêu cầu của BLTTDS.

Theo quy định của tố tụng toà án thì nguyên đơn khi khởi kiện phải ghi đầy đủ và đúng địa chỉ nơi cư trú của bị đơn. Đúng quy định là: Địa chỉ chỗ ở hợp pháp mà người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thường trú hoặc tạm trú hoặc đang sinh sống theo quy định của Luật Cư trú, đồng thời cung cấp các chứng cứ chứng minh địa chỉ này là của người bị kiện (Điều 177, Điều 178 BLTTDS 2015; khoản 1 Điều 5 Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP).

Với hàng loạt quy định trên mà gặp phải trường hợp bị đơn chống đối, bất hợp tác, cố tình tránh né việc ra Toà cùng với nguyên đơn, hoặc cơ quan công an, uỷ ban nhân dân cấp xã phường… khó khăn trong việc xác minh, xác nhận văn bản nơi cư trú của bị đơn,… thì vụ tranh chấp có nguy cơ bị Toà án trả lại đơn khởi kiện (Điểm e khoản 1 Điều 92 BLTTDS 2015) hoặc Toà án đình chỉ giải quyết vụ việc (Điểm h khoản 1 Điều 217 BLTTDS 2015; điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị quyết số 04/2017/NQ-HĐTP).

 Khi đã xác định đúng địa chỉ nhưng khi tống đạt, thông báo văn bản bị đơn không ký nhận, hoặc vắng mặt nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về,… lại phát sinh những vấn đề pháp lý mới, bởi theo quy định là tài liệu phải được giao trực tiếp đến bị đơn hoặc người đại diện hợp pháp của họ và họ phải ký nhận văn bản (khoản 2 Điều 177, khoản 1 Điều 178 BLTTDS 2015).

Và đương nhiên việc không xác định được địa chỉ bị đơn, hoặc xác định được địa chỉ bị đơn nhưng không giao trực tiếp được theo đúng với một số quy định trên và nhiều văn bản khác (đôi khi các nhà làm luật, luật sư.. cũng không nhớ hết) sẽ dẫn đến việc tống đạt, thông báo văn bản tố tụng của Toà án sẽ khó thực hiện được, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết tranh chấp. Lúc ấy đương nhiên quyền lợi chính đáng của của nguyên đơn bị xâm hại, hoạt động tư pháp Nhà nước cũng ảnh hưởng…

Vấn đề xác định địa chỉ bị đơn và gửi, tống đạt văn bản tố tụng mà tố tụng toà án tốn biết bao văn bản luật, văn bản hướng dẫn và thực tiễn tố tụng đem biết bao khó khăn cho các cá nhân, tổ chức đã được Luật TTTM 2010 giải quyết hợp lý với vài dòng trong một điều khoản, đó là khoản 2, 3, 4 Điều 12 Luật TTTM 2010:

2. Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo;
3. Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này;
4. Các thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi được coi là đã nhận được vào ngày mà các bên hoặc đại diện của các bên đã nhận hoặc được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều này.

Các quy định trên đã thể hiện 2 nội dung quan trọng:

Vấn đề xác định địa chỉ của bị đơn: Được xác định là “địa chỉ do các bên thông báo” (địa chỉ được ghi trong hợp đồng, giao dịch giữa các bên hoặc địa chỉ mà các bên cung cấp cho Trung tâm trọng tài, Hội đồng trọng tài (nếu có))

Vấn đề gửi văn bản tố tụng: Việc gửi “được coi là đã nhận được” có thể là khi “các bên hoặc đại diện của các bên đã nhận”; có thể hoặc là “được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo”, miễn là gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này. Nói ngắn gọn là Tố tụng trọng tài yêu cầu chỉ cần gửi cho bị đơn nhận được hoặc gửi qua các đơn vị thứ 3 (ví dụ bưu điện,..) và có chứng cứ việc gửi này mà không cần “giao trực tiếp”.

Tố tụng trọng tài với những quy định trên đã “bịt cửa” cho một số người có suy nghĩ muốn tránh né đối diện với nguyên đơn để phân biệt đúng sai tại nơi phán xử.

Để minh chứng có điều đó, người viết sẽ đưa ra một số tranh chấp trên thực tế liên quan đến vấn đề xác định địa chỉ bị đơn, để rồi thực hiện việc gửi, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trọng tài mà trong đó thể hiện hướng giải quyết phù hợp, đúng luật của các trung tâm trọng tài thương mại và Toà án có thẩm quyền.

Vụ tranh chấp thứ nhất: “Nguyên đơn là công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư X, địa chỉ: đường N, phường V, quận P, Thành phố Hồ Chí Minh, Người đại diện theo pháp luật là ông Võ Trí N

 Bị đơn là Công ty TNHH H, địa chỉ: đường S, phường B, thị xã T, tỉnh Bình Dương. Người đại diện theo pháp luật: Ông John Somerset P và ông Nguyễn Hoàng T.

Nội dung tranh chấp: Tranh chấp về việc thanh toán tiền nợ của các Hợp đồng xây dựng.

Vụ kiện được giải quyết tại Trung tâm trọng tài Quốc tế V (VIAC)

VIAC đã gửi thông báo, Đơn khởi kiện và tài liệu vụ kiện đến Công ty TNHH H bằng hình thức không trực tiếp, “có ghi nhận việc gửi này” là vận đơn và phiếu báo phát ngày 26/4/2017 của Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Bưu Điện.

Bị đơn cho rằng người đại diện Công ty TNHH H không nhận trực tiếp những tài liệu trên, không đúng với quy khoản 1 Điều 178 BLTTDS nên mất quyền chỉ định Trọng tài viên và gửi Đơn kiện. Trong suốt quá trình giải quyết tại VIAC, Bị đơn đã phán đối về việc tống đạt.

VIAC cho rằng việc thông báo, tống đạt là đúng với Luật TTTM 2010 và Quy tắc Tố tụng của mình nên vẫn tiếp tục giải quyết vụ tranh chấp theo quy định và ban hành Phán quyết trọng tài vụ tranh chấp số 17/17HCM ngày 20/9/2017, buộc Công ty TNHH H phải trả cho Công ty Cổ phần tư vấn Đầu tư X tiền nợ của các Hợp đồng xây dựng.

Sau đó Công ty TNHH H gửi đơn yêu cầu huỷ Phán quyết trọng tài ngày 20/10/2017 lên Toà án Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh với lý do: Không nhận được tống đạt hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền chỉ định Trọng tài viên, nộp bản tự bảo vệ và gửi Đơn kiện lại.

Hội đồng xét đơn gồm 3 thẩm phán đã không chấp nhận yêu cầu của Công ty TNHH H về việc huỷ Phán quyết trọng tài với những lý do trên, Hội đồng xét đơn cho rằng việc gửi thông báo, tài liệu của VIAC đến đương sự là đúng với quy định”[1].

Như vậy, vụ tranh chấp trên đã thể hiện quy định và cách thức gửi, tống đạt văn bản của tố tụng trọng tài chỉ cần gửi đúng địa chỉ được cung cấp là đảm bảo quy định. Quy định trên cũng được thể hiện trong khoản 2 Điều Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC): “Thông báo, tài liệu được Trung tâm gửi tới các bên theo đúng địa chỉ do các bên cung cấp”.

Trong nội dung vụ việc không thể hiện vì lý do nào đó hồ sơ vụ kiện không có phiếu báo phát có việc ký nhận của người có thẩm quyền của Công ty TNHH H, và Công ty TNHH H thực sự không hoàn toàn biết về việc tống đạt bởi Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Bưu Điện? Trong khi qua nội dung thể hiện là bị đơn vẫn tồn tại trụ sở tại địa chỉ trong hồ sơ vụ kiện. Giả định là bị đơn cố tình không nhận việc tống đạt ấy (không hiếm trong thực tế) thì việc đó không làm mất đi tính hợp luật của việc gửi thông báo mà VIAC đã thực hiện.

Bị đơn nếu viện dẫn theo quy định của tố tụng Toà án - khoản 1 Điều 178 BLTTDS (tức là tống đạt phải được người đại diện pháp luật, người có thẩm quyền ký nhận trực tiếp mới hợp lệ) mà không phản hồi theo Quy tắc tố tụng của VIAC thì đã mất đi nhiều quyền lợi đáng ra được hưởng của mình trong tố tụng trọng tài, đó là quyền phản biện trong bản tự bảo vệ, làm đơn kiện lại và mất đi quyền được chọn một Trọng tài viên cho mình, mà trong nhiều trường hợp có thể có người nghĩ rằng trọng tài viên là người do mình chọn, nên sẽ bảo vệ cho “phe mình” (cách suy nghĩ này đương nhiên là không đúng).

Thực tiễn giải quyết tranh chấp theo tố tụng trọng tài không hiếm trường hợp Trung tâm trọng tài gửi nhiều lần các loại tài liệu vụ tranh chấp: hồ sơ khởi kiện, thông báo mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp... mà bị đơn không phản hồi, các phiếu báo phát của dịch vụ vận chuyển không có ký nhận…và bị đơn không đến tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp.

Với những trường hợp này thì các Trung tâm trọng tài căn cứ vào Luật TTTM 2010, quy tắc tố tụng của mình để giải quyết vụ kiện kịp thời, hiệu quả.

Chúng ta sẽ xem cách giải quyết trong vụ tranh chấp thứ hai: “Trong quá trình giải quyết tranh chấp tại VIAC, Bị đơn không nhận được bất kỳ văn bản triệu tập nào của VIAC đối với Bị đơn. Vì vậy, Bị đơn không có mặt tại VIAC để tham gia phiên họp, chỉ đến khi cơ quan thi hành án tỉnh Bình Dương mời Bị đơn đến để thi hành phán quyết trọng tài, bấy giờ Bị đơn mới biết có vụ kiện của công ty đối với Bị đơn.

Xét thấy, theo các xác nhận của bưu điện có nhận gửi các bưu phẩm của VIAC cho người nhận là bà VKĐ, địa chỉ ấp Sa Thêm, xã Long Nguyên, huyện Bàu Bàng, tỉnh Bình Dương vào các ngày 01/10/2014, 04/11/2014, 28/11/2014, 11/12/2014, 29/12/2014 và 31/12/2014 và lời trình bày của Bị đơn thì địa chỉ nêu trên đúng là địa chỉ của Bị đơn đang cư ngụ…

Do đó, việc VIAC triệu tập Bị đơn tham gia phiên họp để giải quyết vụ tranh chấp giữa Nguyên đơn và Bị đơn là hoàn toàn phù hợp với quy định của Luật TTTM nêu trên….

Hội đồng phiên họp quyết định không chấp nhận yêu cầu của Bị đơn huỷ phán quyết trọng tài vụ tranh chấp số 36/14 HCM ngày 28/2/2015 của HĐTT của VIAC”[2].

Trong vụ tranh chấp trên, bị đơn đã không đến dự phiên họp với lý do: Bị đơn không nhận được bất kỳ văn bản triệu tập nào của VIAC, nhằm đó là lý do để yêu cầu huỷ Phán quyết. Yêu cầu đó đã không được pháp luật trọng tài chấp nhận, và cả sự không chấp nhận của Toà án. Bị đơn bám vào lý do ấy và thực tế đã đánh mất quyền được tham gia một phiên họp xét xử, và một tình tiết được thể hiện là: Con gái của bị đơn là bà Duyên có 3 lần đã nhận các thông báo của VIAC, vậy lý do gì Bị đơn không biết?

Trong trường hợp người đi kiện đến Toà án là những công ty tài chính, ngân hàng hoặc các giao dịch mà nguyên đơn là người được nhận các quyền lợi chính đáng,… mà những bị đơn có hành vi tương tự như trên thì dẫn đến vụ tranh chấp biết khi nào có được tài phán của Toà án, rồi để yêu cầu thi hành án đòi hỏi quyền lợi chính đáng của nguyên đơn?

Quy định về cách thức gửi, tống đạt văn bản tố tụng theo Quy tắc Tố tụng của các trung tâm trọng tài thương mại tại Việt Nam cũng giống cách ứng xử của một số Trung tâm trọng tài quốc tế khác. Điều đó thể hiện trong ví dụ thứ ba như sau:

Nội dung trình bày được tham khảo từ Quyết định 05/2017/QĐKDTM-ST ngày 21/7/2021 của Toà án nhân dân Thành phố Hà Nội về yêu cầu công nhận và thi hành tại Việt Nam phán quyết của Trọng tài nước ngoài[3] (gọi tắt là Quyết Định 05/2017 của TAND TP Hà Nội).

Theo đó thì Quyết Định 05/2017 của TAND TP Hà Nội đã thể hiện sự đồng ý với cách thức gửi văn bản tố tụng của Hội đồng trọng tài của Trung tâm trọng tài quốc tế Singapore: “Về việc tống đạt các văn bản tố tụng cho Bên phải thi hành: các văn bản tố tụng của Trung tâm trọng tài quốc tế Singapore (SIAC) đã được gửi cho Bên phải thi hành qua email và qua bưu điện tại địa chỉ là số 52 Nguyễn Bình K, phường L Đ H, quận H, Thành phố Hà Nội theo đúng địa chỉ và địa chỉ email ghi trong hợp đồng (thể hiện từ bút lục 135-170). Bên phải thi hành đã nhận được thông báo phiên xét xử chính thức, tuy nhiên Bên phải thi hành vẫn vắng mặt, Hội đồng trọng tài tiến hành phiên xét xử vắng mặt Bên phải thi hành theo đúng Quy tắc tố tụng trọng tài SIAC.

……….

Tại Phán quyết cuối cùng số 101 năm 2016 ngày 31/8/2018 đã xác minh việc gửi thư email Phán quyết một phần số 060 năm 2016 ngày 16/5/2016 của Hội đồng trọng tài thuộc SIAC cho Bên phải thi hành thể hiện tại báo cáo của Microsoft Outlook gửi ngày 16/5/2016 (lúc 11:14) liên quan đến việc chuyển thư, thì “việc chuyển thư đến những người nhận hoặc nhóm người nhận này đã hoàn thành, nhưng không có thông báo nào về việc chuyển thư được gửi từ server đíchsales@trungdzung.vn (sale@trungdzung.vn)”.

Như vậy, thủ tục giải quyết tranh chấp vụ kiện của Hội đồng trọng tài thuộc SIAC là đúng với Quy tắc SIAC. Đồng thời Quyết định của Phán quyết một phần số 060 năm 2016 ngày 16/5/2016 và Phán quyết cuối cùng số 101 năm 2016 ngày 31/08/2018 không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Do đó, Hội đồng phiên họp có căn cứ để công nhận và cho thi hành tại Việt Nam phán quyết của Trọng tài quốc tế Singapore[4].

Qua ví dụ trên, chúng ta thấy phương thức gửi văn bản của SIAC là gửi Bưu điện và email theo đúng địa chỉ trụ sở và địa chỉ email “ghi trong hợp đồng” của bị đơn (Bên phải thi hành). Đây cũng được coi là địa chỉ theo quy định của Luật TTTM 2010 gọi là “địa chỉ do các bên thông báo” (Khoản 2 Điều 12 Luật TTTM 2010; khoản 2, 3 Điều 3 Quy tắc Tố tụng của MCAC).

Việc xác định địa chỉ tố tụng của các bên trong tranh chấp đã thể hiện trách nhiệm của các bên khi cung cấp thông tin liên hệ. Nguyên đơn cũng phải chịu trách nhiệm nếu cung cấp địa chỉ bị đơn không đúng với quy định. Trong trường hợp địa chỉ mà các bên đã xác định trong hợp đồng đã có sự thay đổi mới thì các bên phải có nghĩa vụ thông báo cho nhau, cho Trung tâm trọng tài, Hội đồng trọng tài. Trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp thì Trung tâm trọng tài, Hội đồng trọng tài có trách nhiệm gửi văn bản tố tụng theo địa chỉ do “các bên cung cấp”, đôi khi xảy ra trường hợp địa chỉ ấy không đúng với thực tế thì trách nhiệm trước hết thuộc về các bên, bị đơn. Điều đó đã được pháp luật dự liệu, “Luật TTTM không quy định theo hướng buộc Trọng tài và người khởi kiện phải truy tìm địa chỉ của người bị kiện tại thời điểm khởi kiện, không buộc Trọng tài và người khởi kiện phải chạy theo bên không cung cấp địa chỉ mới sau khi dời khỏi địa chỉ cũ, không chạy theo bên bị khởi kiện[5]”

Chúng ta sẽ tham khảo hướng giải quyết trong vụ tranh chấp thứ tư: Công ty Seafood phản đối, yêu cầu huỷ Quyết định trọng tài số 14/08 của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), trong đó có lí do đưa ra là: “Quá trình tố tụng Trọng tài không được thực hiện hợp lệ vì Công ty Seafood không được tống đạt các tài liệu tố tụng trọng tài.

….

Căn cứ vào lời trình bày của đại diện Công ty Seafood tại phiên họp hôm nay thì việc thay đổi, bổ sung địa chỉ của Công ty Seafood so với địa chỉ giao dịch ghi trong hợp đồng (thêm tên của block (A hoặc B) phía sau địa chỉ cũ “620 S. Hacienda Blvd…, City of Industry CA 91745” thì bưu điện mới gửi tới được nhưng Công ty Seafood không thông báo kịp thời cho bên cùng ký hợp đồng biết để bổ sung) dẫn đến việc Công ty không nhận được giấy triệu tập của Trọng tài là do lỗi của Công ty Seafood không thông báo địa chỉ mới của mình, không phải do việc vi phạm Quy tắc Tố tụng của Trung tâm trọng tài gây ra”[6].

Toà án cũng nhận định trách nhiệm của Công ty Seafood khi cung cấp địa chỉ chính xác của mình, và hậu quả có liên quan phát sinh là: Công ty Seafood không nhận được giấy triệu để tham gia phiên họp giải quyết vụ kiện; không thuộc lỗi của VIAC về gửi, tống đạt văn bản tố tụng.

Toà án nhân dân tối cao đã ban hành Sổ tay pháp luật về trọng tài và hoà giải để hướng dẫn cách xử lý của các thẩm phán khi thực hiện hoạt động pháp lý có liên quan đến trọng tài thương mại về vấn đề tống đạt, gửi thông báo như sau: “Khi xem xét yêu cầu huỷ phán quyết trọng tài liên quan đến việc gửi thông báo, Thẩm phán cần lưu ý việc gửi thông báo tại trọng tài được coi là hợp lệ khi đã thực hiện đúng quy định tại Điều 12(2) LTTTM. Quy định tại Điều 12(2) và Điều 12(4) LTTTM có thể hiểu là địa chỉ mà các bên đã giao dịch trong quá trình ký kết, thực hiện hợp đồng. Do vậy, nếu trọng tài đã gửi thông báo tới đúng địa chỉ này được coi là hợp lệ.

Nếu một bên, ví dụ bị đơn thay đổi địa chỉ nhưng không thông báo cho nguyên đơn hoặc trọng tài thì thông báo sẽ được gửi tới địa chỉ mà các bên đã ghi trong hợp đồng hoặc theo địa chỉ mà các bên đã giao dịch, liên lạc với nhau trước đó. Do đó, nếu một bên thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho bên kia (đối tác trước đây của mình) biết, thì khi có phán quyết trọng tài không được lấy lý do là vi phạm tố tụng trọng tài vì “không được tống đạt các tài liệu tố tụng trọng tài” để yêu cầu huỷ phán quyết”[7].

Bài viết với những trình bày trên, đã phần nào thể hiện quy định của tố tụng trọng tài về việc xác định địa chỉ các bên trong tranh chấp và cách thức gửi, tống đạt văn bản tố tụng để người đọc hình dung về một số điểm khác biệt với tố tụng toà án, và với những ví dụ đưa ra về hướng xử lý trên thực tế của các trung tâm trọng tài, các cơ quan toà án về các vấn đề ấy để nội dung trình bày dễ tiếp cận hơn.

Pháp luật về trọng tài thương mại với phương pháp áp dụng và đối tượng điều chỉnh của mình đã giúp cho các bên trong tranh chấp tránh được nhiều tình huống mà nếu điều ấy xảy ra ở Toà án có thể bị kéo dài, trì hoãn. Mà đôi khi “công lý bị trì hoãn là công lý bị chối bỏ” (William E. Gladstone).

Thành phố Đà Nẵng, ngày 16/8/2021.