DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC GHI ÂM, GHI HÌNH PHIÊN HỌP TRỌNG TÀI KHÔNG?

Trong quá trình tham gia phiên họp giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp có thể muốn ghi âm hoặc ghi hình để lưu lại nội dung trình bày, kiểm tra phát biểu của các bên hoặc phục vụ việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Tuy nhiên, khác với một cuộc họp nội bộ thông thường, phiên họp trọng tài được tiến hành theo nguyên tắc không công khai và chịu sự điều hành của Hội đồng Trọng tài (HĐTT).

Pháp luật trọng tài hiện hành không quy định một bên tranh chấp đương nhiên có quyền tự mình ghi âm, ghi hình phiên họp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể đề nghị thực hiện việc ghi âm, ghi hình nhưng không nên tự ý tiến hành khi chưa có sự chấp thuận hoặc chỉ dẫn của HĐTT.

1. Phiên họp trọng tài được tiến hành không công khai

Khoản 4 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (LTTTM) quy định Giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Nguyên tắc này tiếp tục được cụ thể hóa tại khoản 1 Điều 55 LTTTM đối với phiên họp giải quyết tranh chấp.

Đối với các vụ tranh chấp tại Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC), khoản 3 Điều 25 Quy tắc Tố tụng trọng tài của MCAC (Quy tắc MCAC) cũng xác định phiên họp giải quyết tranh chấp được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Khoản 2 Điều 38 Quy tắc MCAC còn cho phép HĐTT áp dụng biện pháp thích hợp nếu nhận thấy một bên vi phạm nguyên tắc này.

Tính không công khai không đồng nghĩa với việc mọi hình thức ghi âm, ghi hình đều bị cấm tuyệt đối. Tuy nhiên, nguyên tắc này đòi hỏi việc tạo lập, lưu giữ, sử dụng và cung cấp bản ghi phải được kiểm soát, không làm ảnh hưởng đến tính bảo mật của quá trình tố tụng, bí mật kinh doanh, thông tin nội bộ và quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

2. Doanh nghiệp có quyền tự ghi âm, ghi hình không?

LTTTM quy định quyền của các bên được trực tiếp hoặc ủy quyền cho người đại diện tham dự phiên họp; mời người làm chứng, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp; đồng thời quy định điều kiện để người khác tham dự phiên họp. Tuy nhiên, LTTTM không ghi nhận quyền đơn phương ghi âm, ghi hình của một bên tranh chấp.

Quy tắc MCAC cũng không quy định doanh nghiệp tham gia phiên họp đương nhiên được sử dụng điện thoại, máy ghi âm, máy quay hoặc chức năng ghi màn hình để lưu lại diễn biến phiên họp. Đối với vấn đề chưa được quy định cụ thể, khoản 5 Điều 38 Quy tắc MCAC cho phép Trung tâm và HĐTT hành động theo tinh thần của Quy tắc MCAC, nhằm giải quyết vụ tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả.

3. Bản ghi có đương nhiên là chứng cứ không?

Việc HĐTT cho phép tạo bản ghi không đồng nghĩa bản ghi đó đương nhiên trở thành biên bản chính thức hoặc có giá trị chứng minh cao hơn các tài liệu khác. Khi được sử dụng làm chứng cứ, bản ghi vẫn có thể phải được xem xét về nguồn gốc, tính toàn vẹn, tính liên tục, bối cảnh phát biểu và sự phù hợp với quy định tố tụng áp dụng.

Trong thực tiễn, Quyết định số 300/2021/QĐ-PQTT ngày 09/3/2021 của Tòa án nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh có đề cập việc một bên cung cấp băng ghi âm phiên họp trong thủ tục yêu cầu hủy phán quyết trọng tài. Tuy nhiên, Tòa án không cần trưng cầu giám định băng ghi âm vì tình tiết cần chứng minh đã được bên còn lại thừa nhận.

Trường hợp này cho thấy bản ghi có thể được một bên viện dẫn trong thủ tục liên quan, nhưng không thể từ đó suy ra rằng mọi bên tranh chấp đều có quyền đơn phương ghi âm phiên họp hoặc mọi bản ghi đều đương nhiên được công nhận.

4. Rủi ro khi tự ý ghi âm, ghi hình

Việc bí mật ghi âm, ghi hình hoặc tiếp tục ghi sau khi HĐTT yêu cầu dừng có thể dẫn đến nhiều rủi ro, như:

• Bị xem là không tuân thủ chỉ dẫn và sự điều hành của HĐTT;
• Ảnh hưởng đến nguyên tắc không công khai và tính bảo mật của tố tụng trọng tài;
• Làm phát sinh tranh luận về tính hợp pháp, tính xác thực hoặc giá trị chứng minh của bản ghi;
• Xâm phạm bí mật kinh doanh, thông tin nội bộ, dữ liệu cá nhân hoặc quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể khác nếu bản ghi bị sử dụng, cung cấp hoặc công bố không đúng phạm vi;
• Làm gián đoạn phiên họp và ảnh hưởng đến quá trình giải quyết tranh chấp.

Tại MCAC, HĐTT có quyền áp dụng biện pháp thích hợp khi nhận thấy một bên vi phạm nguyên tắc giải quyết tranh chấp không công khai. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng thiết bị ghi âm, ghi hình, kể cả chức năng ghi màn hình trong phiên họp trực tuyến, khi chưa được cho phép.

6. Một số lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp

Trước phiên họp, doanh nghiệp nên:

 1. Kiểm tra thỏa thuận trọng tài, Quy tắc MCAC, Giấy triệu tập, quyết định và chỉ dẫn tố tụng của HĐTT;

 2. Gửi yêu cầu ghi âm, ghi hình bằng văn bản từ sớm, nêu rõ mục đích và phương án bảo mật;

 3. Chỉ thực hiện sau khi có sự chấp thuận hoặc chỉ dẫn rõ ràng của HĐTT;

 4. Đề nghị ghi nhận phạm vi cho phép và điều kiện sử dụng bản ghi vào biên bản phiên họp;

 5. Không tự ý sao chép, chỉnh sửa, cắt ghép, cung cấp cho người thứ ba hoặc công bố bản ghi;

 6. Đề nghị HĐTT ghi nhận vào biên bản những phát biểu, yêu cầu và ý kiến phản đối quan trọng thay vì chỉ phụ thuộc vào bản ghi do doanh nghiệp tạo lập.

Kết luận

Doanh nghiệp có thể đề nghị ghi âm, ghi hình phiên họp trọng tài, nhưng không có quyền đương nhiên và đơn phương thực hiện. Việc ghi âm, ghi hình chỉ nên được tiến hành sau khi có sự chấp thuận hoặc chỉ dẫn của HĐTT, trên cơ sở thỏa thuận của các bên, Quy tắc tố tụng áp dụng và yêu cầu bảo mật của vụ tranh chấp.

Đối với vụ tranh chấp giải quyết tại MCAC, doanh nghiệp có nhu cầu ghi âm, ghi hình nên gửi yêu cầu đến HĐTT thông qua Ban Thư ký MCAC trước ngày mở phiên họp và chỉ thực hiện trong phạm vi được cho phép.

 

Bài viết trên đã phân tích chi tiết vấn đề "Doanh nghiệp có được ghi âm, ghi hình phiên họp trọng tài không?". Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Ban thư ký MCAC:

• Hotline: 0935 925 068 - 0236 365 6799
• Email: contact@mcac.vn
• Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên thiết lập điều khoản trọng tài ngay từ đầu giao kết Hợp đồng?