KHỞI KIỆN TẠI TRUNG TÂM TRỌNG TÀI CẦN KÈM THEO ĐƠN KHỞI KIỆN NHỮNG TÀI LIỆU NÀO?

Khi khởi kiện tại Trung tâm trọng tài, việc chuẩn bị Đơn khởi kiện là bước khởi đầu quan trọng. Tuy nhiên, Đơn khởi kiện chỉ thể hiện yêu cầu của Nguyên đơn; để Trung tâm trọng tài xem xét thụ lý và Hội đồng Trọng tài có cơ sở giải quyết vụ tranh chấp, Nguyên đơn cần gửi kèm các tài liệu chứng minh thẩm quyền của Trọng tài, quan hệ tranh chấp và căn cứ của từng yêu cầu khởi kiện.

Khoản 3 Điều 30 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 quy định: kèm theo Đơn khởi kiện phải có thỏa thuận trọng tài, bản chính hoặc bản sao các tài liệu có liên quan. Tương tự, khoản 3 Điều 7 Quy tắc Tố tụng của Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC) quy định Đơn khởi kiện phải kèm theo Thỏa thuận trọng tài và các tài liệu khác có liên quan.[1]

Pháp luật không ấn định một danh mục duy nhất áp dụng cho mọi vụ việc. Tùy tính chất tranh chấp, hồ sơ cần nộp có thể khác nhau; tuy nhiên, Nguyên đơn nên chuẩn bị các nhóm tài liệu dưới đây.

I. Các nhóm tài liệu cần chuẩn bị

1. Thỏa thuận trọng tài

Thỏa thuận trọng tài là căn cứ để xác định thẩm quyền giải quyết tranh chấp của Trọng tài. Vì vậy, đây là tài liệu cần thiết trong hồ sơ khởi kiện.

Thỏa thuận trọng tài có thể được thể hiện dưới các hình thức như:

• Điều khoản trọng tài trong hợp đồng;
• Thỏa thuận trọng tài riêng được các bên xác lập sau khi ký hợp đồng hoặc sau khi phát sinh tranh chấp;
• Phụ lục hợp đồng, biên bản hoặc văn bản khác có nội dung thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài;
• Trao đổi bằng thư điện tử, thư từ hoặc hình thức văn bản khác thể hiện rõ ý chí của các bên về việc lựa chọn Trọng tài.

Khi nộp hồ sơ, cần gửi bản hợp đồng đầy đủ, bao gồm trang có điều khoản trọng tài, trang chữ ký và các phụ lục có liên quan. Trường hợp thỏa thuận trọng tài được xác lập qua thư điện tử hoặc trao đổi văn bản, cần cung cấp đầy đủ chuỗi trao đổi để thể hiện rõ chủ thể, thời điểm và nội dung thỏa thuận.

2. Tài liệu xác định tư cách pháp lý và thẩm quyền đại diện

Để xác định đúng chủ thể tham gia tố tụng và bảo đảm Đơn khởi kiện được ký bởi người có thẩm quyền, hồ sơ nên có các tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương đương đối với tổ chức;
• Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ đối với cá nhân;
• Giấy ủy quyền, hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc văn bản cử người đại diện tham gia tố tụng, nếu Đơn khởi kiện do người đại diện theo ủy quyền ký;
• Tài liệu thể hiện thẩm quyền của người ký Đơn khởi kiện trong trường hợp cần thiết.

Nhóm tài liệu này giúp Trung tâm trọng tài xác định chính xác tên, địa chỉ liên hệ của các bên và kiểm tra thẩm quyền của người tham gia tố tụng.

3. Tài liệu xác lập quan hệ giữa các bên

Hồ sơ cần thể hiện cơ sở phát sinh quan hệ thương mại, dân sự hoặc đầu tư giữa các bên, chẳng hạn như:

• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng;
• Báo giá, đơn đặt hàng, đơn chào hàng, xác nhận đặt hàng;
• Biên bản thỏa thuận, biên bản họp, thư xác nhận giao dịch;
• Điều kiện giao dịch chung, quy chế, quy trình hoặc tài liệu được các bên dẫn chiếu áp dụng;
• Thư điện tử, tin nhắn, văn bản trao đổi liên quan đến việc giao kết và thực hiện giao dịch.

Đối với tranh chấp phát sinh từ nhiều hợp đồng hoặc nhiều giao dịch có liên quan, nên lập danh mục tài liệu và sắp xếp theo trình tự thời gian để làm rõ mối liên hệ giữa các hợp đồng, giao dịch và yêu cầu khởi kiện.

4. Tài liệu chứng minh việc thực hiện hợp đồng và hành vi vi phạm

Đây là nhóm chứng cứ quan trọng để chứng minh yêu cầu của Nguyên đơn có căn cứ. Tùy từng loại tranh chấp, tài liệu có thể bao gồm:

• Biên bản giao nhận hàng hóa, vận đơn, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu;
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán, sao kê tài khoản, biên bản đối chiếu công nợ;
• Biên bản xác nhận khối lượng, chất lượng, tiến độ công việc;
• Biên bản kiểm tra, giám định, khiếu nại về chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Thông báo vi phạm, công văn yêu cầu thanh toán, thư nhắc nợ;
• Thư điện tử, tin nhắn, biên bản làm việc thể hiện việc Bị đơn thừa nhận nghĩa vụ hoặc từ chối thực hiện nghĩa vụ.

Đối với chứng cứ điện tử, cần lưu giữ dữ liệu gốc và cung cấp tài liệu thể hiện rõ người gửi, người nhận, thời điểm gửi, nội dung trao đổi và mối liên hệ của tài liệu đó với vụ tranh chấp.

5. Tài liệu chứng minh giá trị và các yêu cầu khởi kiện

Mỗi yêu cầu trong Đơn khởi kiện cần được xác định rõ về nội dung, căn cứ và giá trị. Do đó, nên kèm theo bảng tính và tài liệu chứng minh cho từng khoản yêu cầu, bao gồm:

• Khoản nợ gốc hoặc giá trị nghĩa vụ chưa được thực hiện;
• Tiền phạt vi phạm, nếu có thỏa thuận hoặc căn cứ pháp luật áp dụng;
• Tiền lãi chậm thanh toán, kèm theo cơ sở tính lãi, mức lãi suất và thời gian tính lãi;
• Thiệt hại thực tế phát sinh và tài liệu chứng minh thiệt hại;
• Chi phí hợp lý khác mà Nguyên đơn yêu cầu Bị đơn hoàn trả.

Việc lập bảng tính rõ ràng, đối chiếu với từng chứng cứ kèm theo sẽ giúp Hội đồng Trọng tài dễ dàng xác định phạm vi yêu cầu và cơ sở xem xét giải quyết.

6. Tài liệu về quá trình yêu cầu thực hiện nghĩa vụ hoặc thương lượng

Trong nhiều hợp đồng, các bên có thỏa thuận về việc thương lượng, hòa giải hoặc thông báo vi phạm trước khi đưa tranh chấp ra Trọng tài. Trong trường hợp đó, cần lưu ý nộp kèm:

• Thông báo vi phạm hoặc yêu cầu thực hiện nghĩa vụ;
• Thư yêu cầu thanh toán, yêu cầu khắc phục vi phạm;
• Biên bản thương lượng, hòa giải;
• Thư từ, thư điện tử thể hiện việc Bị đơn không phản hồi, từ chối thực hiện nghĩa vụ hoặc không tham gia thương lượng.

Các tài liệu này không chỉ giúp chứng minh việc Nguyên đơn đã thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận mà còn có thể là căn cứ xác định thời điểm vi phạm, thời điểm phát sinh nghĩa vụ trả lãi hoặc bồi thường thiệt hại.

II. Một số lưu ý khác khi nộp hồ sơ

Thời hiệu khởi kiện

Theo Điều 33 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác, thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là 02 năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Nguyên đơn cần rà soát mốc thời hiệu này trước khi hoàn thiện hồ sơ, vì đây là điều kiện tiên quyết để yêu cầu khởi kiện được xem xét.

Số lượng bộ hồ sơ

Theo Quy tắc Tố tụng của MCAC, Đơn khởi kiện, Thỏa thuận trọng tài và các tài liệu liên quan phải được gửi đủ số bản để Trung tâm chuyển cho các thành viên Hội đồng Trọng tài, Bị đơn và lưu hồ sơ.[2]

Thông thường:

• Trường hợp Hội đồng Trọng tài gồm 01 Trọng tài viên: chuẩn bị 03 bộ hồ sơ;
• Trường hợp Hội đồng Trọng tài gồm 03 Trọng tài viên: chuẩn bị 05 bộ hồ sơ.

Có thể bổ sung tài liệu sau khi nộp Đơn khởi kiện không?

Theo Điều 37 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, trong quá trình tố tụng trọng tài, các bên có thể sửa đổi, bổ sung Đơn khởi kiện và tài liệu liên quan. Tuy nhiên, Hội đồng Trọng tài có quyền không chấp nhận việc sửa đổi, bổ sung này nếu xét thấy có thể bị lạm dụng nhằm gây khó khăn, trì hoãn việc ra phán quyết, hoặc nếu nội dung sửa đổi, bổ sung vượt quá phạm vi của thỏa thuận trọng tài áp dụng cho vụ tranh chấp.[3]

Vì vậy, việc bổ sung tài liệu sau này không nên được xem là phương án dự phòng để bỏ sót các chứng cứ cơ bản ngay từ khi khởi kiện. Việc chuẩn bị đầy đủ thỏa thuận trọng tài, tài liệu về tư cách đại diện, chứng cứ thực hiện hợp đồng, chứng cứ vi phạm và bảng tính yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi không được chấp nhận, đồng thời tạo điều kiện để quá trình giải quyết tranh chấp được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả.

Kết luận

Hồ sơ khởi kiện tại Trung tâm trọng tài không chỉ gồm Đơn khởi kiện mà cần có các tài liệu chứng minh thẩm quyền giải quyết tranh chấp của Trọng tài và căn cứ của các yêu cầu khởi kiện. Trong đó, Thỏa thuận trọng tài là tài liệu cần thiết; các chứng cứ liên quan đến hợp đồng, việc thực hiện nghĩa vụ, hành vi vi phạm và thiệt hại là cơ sở quan trọng để Hội đồng Trọng tài xem xét, giải quyết vụ việc.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, có hệ thống và đúng số lượng không chỉ hỗ trợ Trung tâm trọng tài trong quá trình thụ lý mà còn giúp bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong tranh chấp.
[1] Khoản 3 Điều 30 Luật Trọng tài thương mại năm 2010; khoản 3 Điều 7 Quy tắc Tố tụng của Trung tâm Trọng tài Thương mại Miền Trung (MCAC).

[2] Điều 3 Quy tắc Tố tụng của MCAC.
[3] Điều 37 Luật Trọng tài thương mại năm 2010.

 

Bài viết trên đã phân tích chi tiết vấn đề "KHỞI KIỆN TẠI TRUNG TÂM TRỌNG TÀI CẦN KÈM THEO ĐƠN KHỞI KIỆN NHỮNG TÀI LIỆU NÀO?". Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Ban thư ký MCAC:

• Hotline: 0935 925 068 - 0236 365 6799
• Email: contact@mcac.vn
• Xem thêm: THỎA THUẬN TRỌNG TÀI PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP: BÌNH LUẬN QUYẾT ĐỊNH SỐ 1185/2022/QĐ-PQTT CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH