秘书在商事仲裁程序中的作用

在通过商事仲裁解决争议的过程中，除仲裁员履行其职责外，秘书还承担协助组织程序、管理案件卷宗以及协调办理程序性事务的工作。全面、准确地履行上述工作，有助于确保争议解决程序顺畅、依法依规且高效地进行。

秘书在仲裁程序中承担哪些职责？秘书的辅助工作范围与仲裁庭的权限之间，应如何划定界限？

1. 秘书在仲裁程序中的定位

在本文中，秘书是指在具体争议案件中被指派协助仲裁庭工作的人员。秘书的称谓、指派方式及其职责，依照仲裁机构的仲裁规则及相关规定确定。在越南中部商事仲裁中心（以下简称“MCAC”或“中心”），该职责由中心指派负责具体案件的秘书承担。

根据MCAC《仲裁规则》（以下简称《规则》）第三十八条第七款，中心秘书依照《规则》及中心规定办理程序性工作。同时，该条第一款规定，中心本身不负责裁决争议；争议由仲裁庭解决。

因此，秘书负责提供程序性协助，而对争议进行审理和作出决定属于仲裁庭的权限。根据越南《2010年商事仲裁法》（以下简称《商事仲裁法》）第二十三条，仲裁中心具有组织、协调机构仲裁争议解决活动，并为仲裁员提供行政及办公支持的职能。

2. 协助管理案件卷宗及传递程序信息

争议案件卷宗可能包括起诉申请书、答辩书、反请求申请书、证据、书面说明及程序性申请等多种材料。完整接收、整理和传递上述材料，对争议解决程序具有重要意义。

在被指派的职责范围内，秘书协助办理下列工作：

• 接收、管理和更新案件卷宗。
• 依照《规则》第三条，向仲裁庭及各方当事人转送材料。
• 跟踪仲裁程序的各项期限，并报告需要处理的事项。
• 将各方当事人的要求和申请转交有权人员审议。
• 协调发送通知、传票及其他程序性文书。

通过上述工作，秘书协助维持中心、仲裁庭及各方当事人之间的信息沟通，降低文件遗失、遗漏或程序性请求未能送达有权人员的风险。此项工作与《商事仲裁法》第二十八条第六款及第十一款规定的中心提供行政办公服务和保存案件卷宗的责任相联系。

3. 协调听证会的准备工作并提供现场协助

秘书协助准备争议解决听证会（以下简称“听证会”）所需的各项条件，包括日程安排、案件材料及其他受指派的工作。根据《规则》第二十五条第一款和第二款，除非当事人另有约定，听证会的时间和地点由仲裁庭决定；中心负责向当事人发送参加听证会的传票。

在MCAC，听证会的辅助工作包括：核查出席情况、身份证明文件及参会人员参与仲裁程序资格的证明文件；宣读或说明听证会规则；向仲裁庭报告各方当事人及其他参加人员的出席、缺席情况和缺席原因（如有）；并根据指派协助记录听证会过程。

根据《规则》第二十九条，当事人就争议解决达成协议时，仲裁庭应制作由各方当事人签署并经仲裁员确认的调解成功笔录。在此情形下，秘书可应仲裁庭要求协助制作笔录，确保所记录的内容清晰，并准确反映各方达成的一致意见。

上述工作旨在向仲裁庭提供信息并创造必要条件，以便其主持听证会。根据《规则》第二十六条及第二十七条，决定延期举行听证会，或者在一方缺席时继续审理争议，均属于仲裁庭的权限。

4. 协助审核程序性文书及仲裁裁决草案

在完善程序性文书时，秘书协助核对信息、文字、数据及排版格式，以减少错误。认真核查上述内容，有助于减少依据《规则》第三十三条第一款提出的仲裁裁决文字或数据错误更正申请。

对于仲裁裁决草案，根据中心的规定，秘书负责检查文字及排版格式，并可提出专业意见，供仲裁庭参考。

此类辅助工作应在指派的职责范围内进行，并接受仲裁庭审查。秘书提出的建议是否采纳、修改或不予采用，由仲裁庭决定。秘书的意见仅供参考，不得取代仲裁员根据《商事仲裁法》第四条第二款应作出的独立、客观判断。

根据《商事仲裁法》第六十条第一款及第六十一条第一款第i项，按照多数表决原则作出仲裁裁决以及签署裁决，属于组成仲裁庭的仲裁员的职责。由于秘书并非仲裁庭成员（《商事仲裁法》第三十九条第一款），因此无权代替仲裁庭表决或决定争议解决结果。

5. 履行职责时的客观、平等及保密原则

由于秘书经常接触案件卷宗及争议信息，因此在履行职责时应遵循客观、公平对待各方当事人及保密的原则。

具体而言，秘书应当：

• 在程序性事项上平等地协助各方当事人。
• 仅在职责范围内提供程序性指引；不得向任何一方提供法律咨询或维护其权益的策略建议；不得表达或预测仲裁庭对争议解决的立场。
• 对履职过程中获悉的信息予以保密；仅向依规有权查阅的人员提供案件卷宗和相关材料。

上述要求符合《商事仲裁法》第四条第三款、第四款及《规则》第三十八条第二款所确立的当事人权利义务平等原则和争议解决不公开原则。

6. 当事人与秘书配合时应注意的事项

各方当事人，特别是企业，应主动与秘书配合，及时更新联系信息、发送和提交材料，并做好参加听证会的准备。同时，还应注意以下事项：

• 中心按照各方当事人提供的地址发送的通知及材料，视为已经送达（《规则》第三条第二款、第三款）。
• 程序性申请应内容明确、形式合规并在规定期限内提出。例如，申请延期举行听证会必须采用书面形式，说明理由并附具证据（《规则》第二十六条第一款）。
• 一方当事人知悉存在违规情形，但未在规定期限内提出异议的，将丧失就该违规情形提出异议的权利（《规则》第三十八条第四款）。
• 对于依《规则》属于仲裁庭或中心主席决定权限的事项（例如仲裁庭尚未组成的情形），当事人应提交书面申请以供审议。秘书接收材料或就程序问题进行沟通，并不意味着有关申请已获批准。

在MCAC，秘书、仲裁庭及各方当事人相互配合并正确履行各自的角色和职责，有助于确保仲裁程序客观、合法且高效地进行。